【金融機関向け】Asanaで内部監査プロセスを効率化！証跡管理と承認フローの自動化

「監査に必要な証跡（エビデンス）の収集に、膨大な時間と手間がかかっている」「被監査部門とのやり取りがメールや口頭ベースで、依頼内容や回答が散逸してしまう」「監査後の指摘事項に対する改善活動が、きちんと実行されているか追跡しきれない」

金融機関の内部監査部門、コンプライアンス担当者の皆様は、このような課題に日々直面し、限られたリソースの中でいかにして監査の品質と網羅性を担保するかに心を砕いているのではないでしょうか。内部監査は、企業の健全な経営を維持し、ガバナンスを強化するための極めて重要な機能です。しかし、そのプロセス自体が非効率な手作業に依存していると、監査担当者は本来注力すべき分析や評価といった本質的な業務に時間を割けなくなってしまいます。

本記事では、この課題を解決するためのDXソリューションとして、ワークマネジメントプラットフォーム「Asana」をご紹介します。Asanaを活用し、監査計画の策定から実地監査、報告、そしてフォローアップに至るまで、内部監査の全プロセスをいかにして効率化し、証跡管理と承認フローを自動化するか。その具体的な手法を解説します。

なぜ内部監査は「時間との戦い」になるのか？

内部監査業務が膨大な時間と労力を要するのには、そのプロセスに特有の構造的な課題があります。

1. 膨大な「証跡（エビデンス）」の収集と管理の煩雑さ

監査の客観性と信頼性を担保するためには、膨大な量の証跡が必要です。しかし、その収集プロセスは多くの場合、監査担当者が被監査部門にメールで依頼し、担当者が関連書類を探し出して提出する、という手作業で行われます。提出された証跡はファイルサーバーやメールに散在し、どの証跡がどの監査項目に対応するものなのか、管理が非常に煩雑になります。

2. 手作業による進捗管理とヒューマンエラー

監査計画の策定から、数百に及ぶ監査項目の進捗管理までを、Excelのチェックリストなど手作業で管理しているケースは少なくありません。誰がどの項目を検証中で、どこにボトルネックがあるのかが一目でわからず、進捗の可視性が低い状態です。これにより、検証の抜け漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。

3. 指摘事項のフォローアップの形骸化

監査報告書で指摘事項を挙げても、その後の改善活動が被監査部門に委ねられ、内部監査部門がその進捗を継続的に追跡できていない、という問題も散見されます。改善計画の提出をメールで依頼し、その後の進捗も定期的にメールで確認する、というプロセスでは、多忙な日常業務の中で指摘事項が風化し、改善が実行されないまま次の監査を迎えることになりかねません。

Asanaで構築する、効率的で抜け漏れのない監査プロセス

Asanaは、これらの課題を解決し、監査プロセス全体を体系的かつ透明性の高いものへと変革します。

STEP 1: 「監査プロジェクトテンプレート」でプロセスを標準化する

まず、Asanaで「J-SOX監査」「ITシステム監査」「営業店監査」といった監査の種類ごとに、「プロジェクトテンプレート」を作成します。このテンプレートには、監査計画、予備調査、本調査、評価・分析、報告、フォローアップといった標準的な監査フェーズをセクションとして設定し、各フェーズで実施すべきタスクをあらかじめ登録しておきます。

これにより、監査プロセスそのものが標準化され、担当者の経験スキルに依存することなく、常に一定の品質で監査を遂行できる体制が整います。

STEP 2: 「タスク」を証跡管理のハブにする

各監査項目や、被監査部門への証跡提出依頼を、Asanaの「タスク」として起票します。被監査部門の担当者は、依頼された証跡（ファイルやデータ）を、そのタスクに直接添付するだけで提出が完了します。質疑応答も、全てタスクのコメント欄で行います。

これにより、全ての証跡と、それに関連するコミュニケーションが、監査項目ごとに一元的に、かつ時系列で管理されます。監査担当者は、メールの受信箱やファイルサーバーを探し回る必要がなくなり、必要な情報に即座にアクセスできます。

STEP 3: 「承認フロー」と「ルール」でレビュープロセスを自動化する

監査調書のレビューや、監査報告書の承認といった内部の承認プロセスも、Asanaの「承認」機能でデジタル化します。担当者が作成した調書を、上長がAsana上でレビューし、ワンクリックで承認。誰が、いつ、何を承認したのかが、変更不可能な記録として残ります。

さらに、自動化機能「ルール」を活用すれば、「監査報告書が最終承認されたら、指摘事項を自動的に“フォローアップ”プロジェクトにタスクとして起票し、被監査部門の部長を担当者に割り当てる」といったワークフローを構築できます。これにより、指摘事項の改善活動への引き継ぎが、漏れなく、かつ迅速に行われます。

証跡の一元管理がもたらす、コンプライアンス強化と信頼性向上

Asanaで構築された監査プロセスは、それ自体が強力なガバナンスツールとなります。

Asana上の監査プロジェクトは、監査計画から、証跡の提出依頼と受領、担当者間の議論、そして最終的な承認と指摘事項のフォローアップまで、監査に関わる全ての活動を記録した、完璧な「監査証跡（オーディットトレイル）」となります。これにより、経営陣や規制当局に対して、監査プロセスそのものの適正性と信頼性を、客観的なデータとして明確に示すことができます。

また、フォローアッププロジェクトで指摘事項の改善進捗を可視化することで、監査が単なる「評価」で終わるのではなく、組織全体の業務改善を促進する継続的なサイクルへと進化します。これは、企業のコンプライアンス体制とリスク管理能力を本質的に強化することに繋がります。

まとめ：監査業務を「コスト」から「価値創造」へ

DX時代の内部監査部門に求められるのは、過去の問題を指摘するだけの「コストセンター」ではなく、未来のリスクを予見し、プロアクティブに組織の改善を促す「価値創造（バリュークリエーション）センター」への変革です。

Asanaは、監査業務における手作業や非効率なコミュニケーションといった「仕事のための仕事」を徹底的に削減し、監査担当者が本来注力すべき、より高度な分析、評価、そして提言といった業務に集中できる環境を創出します。

「自社の内部監査プロセスを高度化し、その価値を最大化したい」。そうお考えの皆様、ぜひ一度、1000人規模での自社導入・運用で培った『実践知』と、金融機関に求められる厳格な業務プロセスの構築ノウハウを持つ、双日テックイノベーションにご相談ください。貴社のガバナンス強化と企業価値向上に貢献する、最適なソリューションをご提案します。