Asanaのマイタスクをマスターする 4 つの方法

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Asana のマイタスクを活用していますか？ もし活用していないなら、仕事のための仕事を減らす一番簡単な方法を見逃しているかもしれません。  
マイタスクはあなた専用のTODOリストだと考えましょう。
所属するチームやプロジェクトに関わらず、あなたに割り当てられたタスクがすべて表示されます。 マイタスクは、受信トレイと合わせて使用することで、インパクトの強い仕事に集中し、達成しやすくなるようにデザインされています。このブログでは、マイタスクを最大限活用するための、4つの方法と、おすすめの整理方法をご紹介します。

 セクションでマイタスクを整理する  

マイタスクには、タスクを整理し、実行しやすくする4つの優先度に基づくセクション（「最近の割り当て」、「本日の作業」、「来週の作業」、「後にする」）が最初から備えられています。タスクをセクション間で移動するにはドラッグ & ドロップまたは、キーボードショートカットを使います。  

 マイタスクの優先度セクションでは、達成すべき仕事が上に来るようになっています。「後にする」のタスクは、期日の 1 週間前になると自動的に「来週の作業」に移動します。また、「来週の作業」のタスクは期日当日になると「本日の作業」に移動します。各セクションの詳細な説明は、弊社のAsana FAQサイトに記載がありますので、ご確認ください。  

新しいタスクを優先度別に割り当てる  

「最近の割り当て」セクションでは、新しいタスクが割り当てられたことを確認できます。自分が作成したタスクも、他の人が作成したタスクも、期日に関係なく最初はこのセクションに入ります。  

マイタスクを毎日チェックするようにし、「最近の割り当て」セクションのタスクを適切なセクションに移動しましょう。タスクの期日が少し先なら、「来週の作業」や「後にする」に移動すれば、今すぐ取り組む必要のない仕事に気を取られずに済みます。  

 すべてのタスクに期日を設定する  

「最近の割り当て」セクションに入っているタスクには担当者とタスクタイトルが入っていますが、期日がない場合もあります。  

タスクを「最近の割り当て」から移動させる前に、必ずすべてのタスクに期日を追加するようにしましょう。期日がなければ、タスクは「後にする」から「来週の作業」へ、「来週の作業」から「本日の作業」へと自動でセクションを移動することはありません。 

「開始日」を使ってタスクの所要時間を明確にする  

タスクによっては、数日にわたり対応する場合もあります。このような場合、「開始日」を使えば、タスクにかかる時間を示すことができます。開始日を設定することによってチームメンバーやコラボレーターに、タスクの所要時間を知らせることができます。    

 マイタスクのタスクは開始日に基づき、「来週の作業」や「本日の作業」へとセクションを移動します。開始日を設定することで、リストの上部にそのタスクが表示されるようになり、期限を確認しながら進めることができます。 

 マイタスクを整理するコツ  

マイタスクの整理に「正しい」方法はありませんが、セクション内に更に細かくタスクを作成すると、仕事が整理でき、優先順位を把握しやすくなります。マイタスクを使い始めたばかりの方も、整理方法の新しいアイデアを探している方も、マイタスクを整理する以下の4つの方法を試してみてください。  

タスクのタイプ  

さまざまなプロジェクトに携わっているなら、マイタスクをタスクのタイプで整理することで、タスクを分類してグループごとにまとめやすくなります。この方法で、プロジェクトからプロジェクトへのコンテキストの切り替えで仕事の流れを中断されることなく、1 つのプロジェクトの仕事をすべて片付けてから次に進むことができます。  

優先度  

マイタスクを優先度で整理しておくことで、その日優先すべきタスクと、後日に回せるタスクを判断することができます。これによって、優先度高と中のタスクをすべて確実に完了できます。また、優先度の低いタスクを別の日に移してしまうのも良いでしょう。 

 タスクのサイズ  

マイタスクをタスクの大きさで整理すると、どの仕事にまず取り組むべきか、どのタスクに時間がかかるかを簡単に知ることができます。5 分や 10 分の隙間時間にタスクをこなすことが多いなら、「ミニ To-Do」や「重要プロジェクト」といった具合に整理すると、いつどんな仕事に取り組めばいいか明確に把握することができます。  

 仕事のブロック  

頻繁に会議がある場合、マイタスクとカレンダーを連動させると便利です。このように構造的に整理しておくと、決断疲れを最小限にでき、次のブロックの時間が来たら、どのタスクにいつ取り組めばいいのか、正確に把握することができます。 

マイタスクと受信トレイで最大のパフォーマンスを発揮する  

マイタスクは受信トレイと組み合わせて使うのがおすすめです。マイタスクには自分に割り当てられたすべての仕事が表示されますが、受信トレイ 1 か所で仕事を調整し、タスクにコメントし、リクエストに応じることができます。Asana の受信トレイについて詳しくは弊社「受信トレイ」の記事をご覧ください。  

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