貸出の管理はAsanaで決まり！ 貸出管理の手間を大きく削減して、借りやすい環境を実現！

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今回は、Asanaを活用して貸出管理の手間を大幅に削減して、借りやすい環境を実現する方法についてご案内します。皆様の中で備品の貸出やお客様への製品のトライアルを提供される機会はありませんでしょうか？

貸出管理はエクセルを用いて管理する方法や、紙で管理する方法など多様にありますが、どれも入力の手間や、情報の更新、定期的な確認など手間が掛かりますよね。

当社においても貸出管理にはエクセルを利用していましたが、以下のような課題があり、他にもっと効率が良い方法が無いか探していました。

＜貸出管理の課題＞

・毎回貸出の情報を入力しなければならず面倒。
・貸出期間を守れていない場合、通知機能がないため気づくことが出来ない。
・貸出す際の注意事項や必要情報を借り手から適切に集められない、時間がかかる。

（エクセルファイルでの管理例）

そこで、社内のワークマネージメントツールとして導入されていたAsanaを活用してみたところ、上記の課題を解決することが出来ました。これから具体的にどのように解決できたのか説明していきます。

Asanaは誰でも簡単に仕事を管理することができるクラウドベースのタスク管理ツールです。詳細はこちらをご参照ください。

フォーム機能で必要な情報を簡単に収集

Asanaでは簡単に入力フォームの作成が可能です。作成された入力フォームはURLで公開が可能で、借りたい人はインターネット環境さえあればどこからでも入力が可能です。また、管理者側はフォームを通して貸出の依頼を受けることで、抜け漏れが無い正確な情報を得ることが出来ます。フォームで入力された情報は自動でリストに記入がされますので管理が楽になります。

これからフォーム機能の便利な点について深堀して解説していきます。

(フォームの例)

便利ポイント１  フォーム入力項目の編集が簡単

フォームの入力項目の編集はテンプレートが用意されており、簡単で直感的に操作が可能です。

（①）画面の右側にテンプレートが準備されており、テキスト形式や数字、選択式のドロップボックスや日時など、豊富な選択肢が用意されています。
（②）質問を追加する場合は左の編集ウィンドウに追加したい質問形式をドラッグ＆ドロップします。設置後に各項目の詳細内容を記載します。

（③）質問の回答内容によって、次に答える質問を変更することも可能です。例えば、当社では機材の貸出し依頼と返却依頼を同じフォームで運用しております。フォームの冒頭に、「貸出」か「返却」の選択肢があり、その入力結果によって異なる入力フォームが出てくるような内容にしています。

（質問項目を選択肢によって変えることができる機能）

便利ポイント2 フォームを外部に簡単に共有が可能

フォームが完成しましたら、「フォームの表示」ボタンをクリックします。すると、すぐに本番環境のイメージを確認することが可能です。問題がなければ、そのURLを共有することでフォームの運用が開始されます。

便利ポイント3 フォームの入力内容は管理リストに自動で記入

フォームの入力内容は自動で管理しているリストに記入が行われます。また一つ一つの貸出依頼は、Asanaのタスク（仕事）に変換されて、対応する担当者や期限などの情報を自動で設定が出来ます。

（貸出管理のポートフォリオ例）

Asanaで貸出管理を自動化

Asanaでは貸出の依頼を「タスク」という単位で管理を行います。いつまでに、誰が、何を行うのか といった情報を自動的に記入することが可能で、抜け漏れなく貸出業務を行うことが出来ます。当社の事例に沿って、詳しく説明していきます。

タスク化されるとルールやネクストアクションを自動追加

当社の貸出管理のプロジェクトでは、入力フォームが記入されるとタスクが作成されます。
タスクの作成時にはルール機能を利用して下記の項目が自動で設定されます。

①貸出担当者の設定

貸出を行う担当者の他、コラボレータ―と呼ばれる関係者も自動で追加することが出来て、コラボレーターに情報共有を行うことが出来ます。

②返却期限、超過時の対応の設定

フォームの入力内容に沿って返却期日が自動で設定されます。また、返却期限を過ぎると期限超過のコメントを自動で投稿し、管理者への通知が可能です。

③貸し出しに伴うサブタスクの追加

貸し出すものによっては、検品作業や出荷作業、返却確認など、作業など仕事が細分化されます。Asanaのサブタスク機能を用いて各作業を担当者にタスクの形で割り当てることが出来ます。

③自動的にサブタスクを作成する機能

Asanaで貸出管理を効率化し、管理者にも借りている人にもメリットある運用を！

Asana はワークマネージメントツールとして様々な仕事の管理に利用出来る製品となります。
今回は一例としてAsanaで貸出管理を行う方法をご紹介しましたが、皆様の様々な仕事を簡単に管理することが出来ます。皆さんも是非一度お試しをいただければと思います

以下のリンクより有料アカウントを無償にて一か月間ご利用いただくことができます。必要に応じて営業がアドバイスをさせて頂きますので気軽にお申し込みください

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