Asanaで業務の分散と漏れを解決しよう

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リモートワークの導入が進む中で、多くの管理職の方々が業務の効率化と負担軽減に頭を悩ませているようです。本記事では、Asanaが提供する効果的なソリューションをご紹介させていただきます。業務の分散や業務漏れが一層の課題となっている現在、Asanaを業務効率向上のための参考としてご検討いただければと思います。

新たな課題：業務漏れの解決

リモートワークの拡大とともに、業務の分散が加速しており、従来のオフィスワーク減少とデジタルコミュニケーション手段の増加が業務漏れの問題を深刻化させています。

業務漏れにより生じる課題：

• 生産性の損失
• 従業員のストレス増加
• 品質および効率の低下（※１）

これらの課題は、企業においてコスト増加と生産性の損失を引き起こしており、この深刻さは様々な統計データで明示されています。過去の調査によれば、業務漏れによる生産性の損失は年間約10%に上ります（※２）。

※１：リモートワーク普及の調査、2023年7月20日公開
　　実行社：株式会社リクルートマネジメントソリューションズ　
※２：業務漏れに関する調査報告、2022年8月2日公開
　　実行社：一般社団法人日本ネットワークセキュリティ協会

Asanaの機能と解決策

Asanaは業務漏れの課題を解決するためのツールとして開発されました。具体的な機能と解決力について詳細に見ていきましょう。

Asanaによる業務の可視化

Asanaを使用することで、各タスクの割り当てや期限を簡単に確認でき、業務全体の進捗状況をリアルタイムで把握することができます。この機能により、管理者はチームのパフォーマンスとメンバーの業務状況を容易に評価し、業務負荷の平準化を実現できます。

※チームメンバーの業務負荷を平準化する方法についてはこちらをご覧ください

グラフィカルユーザーインターフェイス

このインターフェイスによって、「マイタスク」で今日のタスクを一目で確認できます。

👆マイタスクで今日のタスクを一目で確認することができます。

情報の一元管理と自動化

Asanaは、270以上のアプリとの統合が可能で、情報の一元管理と多くのプロセスの自動化が実現できます。メールやチャットの依頼も簡単にAsanaに取り込むことができ、情報の散逸を防ぐことができます。

これらの機能によって、Asanaは業務漏れの問題に対処し、生産性を向上させる一助となります。

👆Asanaは270個以上のアプリと連携可能

タスクの集約と自動化は、Asanaの抜群の機能の一つです。Asanaは、数々のツールとの統合により、どのツールからでもタスクを受け取ることができ、手動での情報転記が不要となります。これにより、ワンクリックで情報をAsanaに収納可能となり、業務の効率化と作業の手間削減が実現します。

ノーコードでのワークフロー作成

Asanaの魅力は、ノーコードでカスタマイズ可能なワークフローを作成できる点にあります。テクニカルな知識がなくても、利用者は自らのITリテラシーでワークフローを作成できます。これにより、業務の自動化が可能となり、大量のトランザクションの追跡、期限の設定、関係者や上長への通知が効率的に行えます。

👆サポート業務で利用中のルールの例

具体的な活用事例

当社の事例を通じてAsanaの活用方法を見てみましょう。

業務担当

当部では、Asanaを活用して年間2000件以上の受発注トランザクションをたった3人で処理できました。案件のステータスに応じて、情報をAsanaに集約し、期日も自動設定されることで、業務漏れの防止が可能となりました。

ノーコードでのルール機能を利用し、業務担当者は自らのワークフローを簡単に作成できます。これにより、チャットツールに通知が流れ、必要に応じて上司にも通知が送られます。

👆受発注のステータスに応じてルールをカスタマイズする

情報システム担当

情報システム担当者もAsanaを利用し、問い合わせの一元管理とタスクの可視化を実現しました。従来は情報が散在していた問い合わせも、Asanaのフォーム機能により一元化され、効率的に管理されています。

👆Asanaが提供するフォーム機能

名前やメールアドレスなどの情報を含むカスタマイズ可能なフォームを利用して、迅速なタスクの割り当てと管理が可能となります。

ルールの適用により、タスクの透明性が確保され、情報システム部門全体の業務がスムーズに遂行されるようになりました。

👆フォーム内容はタスクに紐づき、ルールで担当者、期日のカスタマイズ

その他の事例をこちらよりご覧いただけます。ぜひご確認ください。

終わりに

Asanaは、現代のビジネス環境において、業務プロセスの効率化と生産性向上を実現する強力なツールです。リモートワークの普及に伴い、業務漏れの防止と効率化がより一層重要となります。

Asanaは、情報の一元管理、タスクの集約と自動化、各種ツールとのシームレスな連携、ノーコードでのワークフロー作成など、多彩な機能でこれに応えます。ぜひAsanaを導入し、業務プロセスを最適化し、組織の成果を最大化してみてください。今こそ、Asanaで業務の未来を切り拓きましょう！

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Asanaトライアルのすすめ

日商エレクトロニクスでは、Asanaのトライアルサービスを提供しております。本サービスでは、30日間、Asanaの各有料プランを利用できます。ユーザー数に制限はなく、少人数から大規模組織まで利用可能です。サポートも無償で提供し、QA対応や製品説明会、トレーニングなどでAsanaの利用を全面的にサポートします。必要に応じて、各種導入支援オプションもご用意しております。

興味のある方は、以下のリンクからお申し込みください。

Asana無償トライアルはこちら
https://collab.sojitz-ti.com/asana/trial/

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