【業務管理者向け】Asanaの機能を使って業務割当と状況把握を簡単に行う方法！

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今回はAsanaの機能を活用して仕事のプロセスを減らす方法をご紹介します。

皆さんはどのように仕事の依頼を受けていますか？ある時はメール、ある時はチャットツール、またある時はいきなりの電話、といろんな依頼がありませんか？抜け漏れなく管理できていますか？チームで対応する場合、依頼業務を誰に割り当てるかなどルールは作れていますか？仕事を受ける、担当を割り当てる、期日通りに対応する、対応状況を可視化すると一連の流れは、量が増えれば増えるほど管理が煩雑になります。

この問題は、Asanaのフォーム機能、自動割り当て、ワークロードの可視化の機能を使うと大きく改善することができます。

それぞれの機能をわりやすくご紹介します。

フォームを使って簡単にリクエストを受ける

フォームを使って簡単にリクエストを受けるフォーム機能とは、予め入力項目を設定しておくことで回答内容を反映したタスクを作成できる機能です。依頼時に入力する情報が固定化されている業務についてはフォーム機能を使うことで依頼する側、受け取る側双方にとって業務効率改善に繋がります

フォームを使う

フォームを使うことで、仕事の受付を一元的にまとめることができます。
また、フォームへの入力はAsanaアカウントを必要としないので、どなたからの依頼も受け付けることが可能です。

フォームを作成する

フォームはプロジェクトのメニュー右上「カスタマイズ」から選択することができます。

ブランチ機能を使うことで、複数のパターンが発生する見積作成のような依頼も柔軟に設定をすることができます。例えば、新規のお客様か、既存のお客様かで必要事項が異なる場合も各項目の質問に応じて入力項目を設定可能です。入力事項も、選択式、記述式等を選ぶことが可能です。

ルールを活用して担当者割当を自動で行う

Asanaにルール設定機能があります。ルール設定機能を使うことで、これまで手動で行っていた担当者への割当を自動化することができます。これによりルーチンワークを飛躍的に効率化することができます。

ルールを設定する

ルールはプロジェクトのメニュー右上「カスタマイズ」から設定可能です。

事前に設定されているルールから選択して使用可能です。

ご自身でカスタムルールを設定することも可能です。

ルール機能を使うことで担当者割当を自動化できます。弊社では新規問合せ対応、見積作成などをルール機能を使い、タスクが生まれた瞬間に担当者割当することで業務効率化につなげています。

ワークロード機能を使ってチームメンバーの負荷状況を可視化する

ここまで依頼受付、担当割振りの自動化をご紹介しました。マネージャーの方の視点では、特定のメンバーに仕事が偏っていないかを確認する必要があると思います。

Asanaのワークロード機能を使用すると、メンバーのタスク量を一元的に、リアルタイムに確認することができます。メンバーの業務過多を防ぎ、適切な業務量をメンバーに振り分けることができます。

ワークロードを設定する

ワークロードはポートフォリオからアクセスします。サイドバーから「ポートフォリオ」を選択します。

ワークロードの設定手順

1. サイドバーから「ポートフォリオ」を選択
2. 「新規ポートフォリオ」をクリック
3. ポートフォリオに名前を付ける
4. 「ポートフォリオを作成」をクリック
5. 作成されたポートフォリオで「プロジェクトを追加」をクリックしてポートフォリオに追加

承認リクエストを使って自分のタスクを明確に分別する

ここからは少し応用的な使い方になります。Asanaはタスクを承認リクエストにすることができます。この機能を使うことで、タスクを承認されているもの、いないものに分けることできます。また、タスクを「承認する」「差し戻す」「却下する」の3つのオプションから選択することができるので、自分に求められている内容が何であるかを明確に把握した上で業務に取り組むことができます。

承認リクエストを作成する

タスクを承認リクエストにするためには、タスクの三点リーダーアイコンをクリックして、「承認リクエストにする」をクリックします。   

承認リクエストの表示

承認リクエストを有効にすると「承認する」「差し戻す」「却下する」が表示されます。この機能により、自身に与えられたタスクを理解した上で取り組む、内容が不明確な場合は作成者に差し戻すなど、内容を明確に把握することができます。

以上の通り、Asanaの機能を活用することでこれまであなたの多くの時間を占めていた手作業の時間や仕事のための仕事の時間を大幅に削減することができます。

是非、これらの機能を使って最大限効率的な仕事を経験いただけたら幸いです。

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