【徹底解説】もう聞き返さない、メモも不要。Zoom Phoneの「通話録音」活用術｜コンプライアンスと教育に効く3つの理由

なぜ今「通話録音」が必要なのか？〜”言った言わない”問題の本質

「先日、○○と言ったはずです」「いや、そんなことは聞いていません」──。ビジネスにおける「言った・言わない」のトラブルは、いまだに多くの企業で日常茶飯事です。

特に、電話対応は記録が残りにくく、やり取りの証拠が曖昧になりがちです。顧客との折衝はもちろん、社内のやり取りでもトラブルにつながるケースは少なくありません。

また、コールセンターや営業現場では、電話対応スキルの属人化も大きな課題です。ベテランのトークを後輩が学ぶ機会が少なく、結果的に対応品質がばらつき、教育コストもかさんでしまいます。

新人教育においても、「こんなときはどう返せばいいのか」と悩む社員に対し、実践的な“お手本”を提供する方法が不足しています。マニュアルだけでは限界があり、現場の会話こそが貴重な教材となるのです。

さらに近年では、コンプライアンス強化の観点からも通話録音の重要性が高まっています。とりわけ、金融・保険・医療・不動産・教育など、高度な説明責任が求められる業界では、やり取りの記録が“証跡”となり、企業を守る重要な役割を果たします。

ところが、これまでの通話録音は「専用の機器が必要」「録音の保存・検索が面倒」「そもそも導入が高コスト」といったハードルがあり、特に中小企業ではなかなか活用が進んでいないのが現実です。

ではどうすればいいのか？

その答えの一つが、クラウド電話システム「Zoom Phone」の通話録音機能にあります。導入が簡単で、誰でも使えるシンプルなUI、そして録音の検索・再生・共有もスムーズ。従来の録音ツールとは一線を画す使いやすさと柔軟性が、いま注目されています。

次章では、Zoom Phoneの通話録音機能の詳細と、現場でどう活用できるかを詳しくご紹介していきます。

Zoom Phoneの通話録音機能を徹底解説：設定から活用まで

Zoom Phoneには、現場業務やコンプライアンス強化に役立つ通話録音機能が標準で備わっています。ここでは、その基本的な設定方法から、日常業務での活用までをわかりやすく解説します。

まず、通話録音には2種類のモードがあります。

• 自動録音：管理者があらかじめ設定しておくことで、すべての通話を自動で録音。
• 手動録音：ユーザーが通話中に手動で録音の開始／停止を選択可能。

たとえば、顧客対応や営業電話など、毎回の通話を記録したい場面では自動録音が便利です。一方、プライベートな会話や必要な場面だけ記録したい場合は手動録音が適しています。

録音された通話データは、Zoom Phoneの管理ポータルやデスクトップアプリから簡単にアクセス可能です。検索機能により、「日付」「相手先」「ユーザー名」などでフィルタをかけることができ、目的の録音データにすぐたどり着けます。

再生はWebブラウザ上でワンクリック。Zoom Revenue Acceleratorのオプションを利用すれば通話中の特定部分にマーカーをつけたり、コメントを残すこともできるため、教育やレビュー用途にも適しています。

また、録音データのダウンロード保存やアクセス制限も可能で、特定の管理者だけが録音を閲覧できるように制御することで、プライバシーとセキュリティにも配慮された設計となっています。

録音機能はチーム全体にとっても大きなメリットがあります。たとえば、以下のような用途で活用されています：

• クレーム対応の証跡を残し、トラブル時の対応力を向上
• ベテラン社員の通話を新人教育に活用
• 商談中の確認ポイントをすぐに聞き返すことで、メモミスを防止

Zoom Phoneの録音機能は、単なる“記録”を超えて、組織の信頼性や業務効率の向上にも直結する強力なツールです。

次章では、この録音機能をどのように活用すれば、実際の業務に役立つのか──具体的なユースケースをご紹介します。

コンプライアンス・業務効率・教育に活きる、通話録音の3つの活用シーン

Zoom Phoneの通話録音機能は、単なる“記録”にとどまりません。多くの企業がこの機能を、業務の信頼性向上や生産性向上、さらには人材育成にまで幅広く活用しています。ここでは、代表的な活用シーンを3つに分けて紹介します。

1. コンプライアンス強化（証跡管理）

近年、コンプライアンスの重要性がますます高まる中、「言った・言わない」のトラブルは大きなリスク要因です。たとえば金融機関や保険業などでは、顧客とのやり取りを確実に証跡として残すことが求められます。

Zoom Phoneの録音機能を使えば、通話内容を自動で記録・保存でき、トラブル発生時の正確な事実確認が可能になります。社内監査や法務部門がアクセスできるよう権限管理を設定しておけば、対応もスムーズです。

2. 業務効率化（メモ不要＆振り返りの簡便化）

営業やカスタマーサポートなど、「電話のあとにメモを残す」が当たり前になっている業務こそ、Zoom Phoneの録音機能が真価を発揮します。

録音を聞き返すことで、聞き逃した重要な情報を正確に再確認できますし、メモの書き起こしを音声テキスト化サービスと組み合わせれば、さらなる効率アップが図れます。

また、メールなど他の社内ツールと連携させることで、録音内容を案件管理や顧客対応の記録として残すことも可能です。

3. 人材育成（お手本トークの共有）

新人や若手社員の育成において、録音データはまさに“生きた教材”になります。特にコールセンターや営業チームでは、ベテラン社員の通話録音を共有することで、ロールプレイでは得られないリアルな会話スキルを学ぶことができます。

具体的には、

• 成果の出ているトークスクリプトの分析
• クレーム対応の模範例として再生
• ミスがあった通話を題材に改善点を議論

といった活用がされており、教育工数の削減にもつながっています。

このように、Zoom Phoneの通話録音機能は、記録だけでなく「活かす」仕組みが揃っているのが特長です。活用の工夫次第で、組織のパフォーマンスを大きく引き上げることができるでしょう。

次の章では、さらにZoom Phoneが持つ機能と拡張性、企業ニーズへの柔軟な対応力について深掘りしていきます。

録音データの保存・管理・活用まで、Zoom Phoneなら柔軟に対応

通話録音機能を最大限に活用するには、「録音する」だけでは不十分です。録音されたデータをいかに安全かつ効率的に管理・活用するかが、企業の信頼性や業務効率を左右します。

Zoom Phoneは、ただ録音するだけではなく、クラウドベースで録音データを一元管理し、必要に応じて検索・再生・共有ができる設計になっています。特に以下の3点に注目してみましょう。

1. クラウド上での録音データ管理

録音データはZoomのクラウドストレージ上に保存され、PCやスマートフォンからいつでもアクセス可能。ユーザーごとに録音の有無や保存期間を制御できるため、部署や業務内容に合わせた柔軟な運用が可能です。

また、管理者はZoom Webポータル上で、録音データの一覧を検索・再生・削除できます。録音ファイルは日付、通話相手、ユーザー名などで絞り込み検索ができるため、目的の通話に即アクセスできます。

2. 保存期間の柔軟な設定とエクスポート

録音データの保存期間は、標準設定で最大2年間（※プランによる）まで保持可能です。法務・監査部門のニーズに応じて、必要なデータのみをローカルにエクスポートすることも可能です。

特に、コンプライアンス強化を求められる業種では、長期間にわたる音声データの保全は欠かせません。Zoom Phoneはその点でも、信頼できる選択肢となります。

3. 高度な検索性と共有機能

録音データにはメタデータ（通話時間・相手・通話内容タグなど）が付与され、複数条件で検索できます。また、特定の録音を指定メンバーと共有する機能も備わっており、教育や監査目的での展開もスムーズ。

たとえば、コールセンターのSVが「対応が良かった通話」や「クレーム対応の模範例」をチーム内で共有し、ナレッジ資産として活用する、といった運用も容易に実現できます。

Zoom Phoneは、ただ録音するだけでなく、その後の管理や活用まで含めた“録音活用のトータルプラットフォーム”とも言えます。企業の運用ニーズに柔軟に対応できる点こそが、多くの導入企業から支持される理由です。

次のセクションでは、読者の疑問に答えるFAQ形式で、通話録音にまつわる細かい不安を解消していきます。

よくある質問（FAQ）で不安を解消

通話録音の活用に関心がある一方で、導入前に気になる点や懸念を抱える方も多いのではないでしょうか？ ここでは、Zoom Phoneの通話録音機能に関して、企業からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q1. 録音していることは通話相手に通知できますか？

A. はい。Zoom Phoneでは、通話の録音開始時に自動で相手に録音中であることをアナウンスできます。これは法令順守の観点からも非常に重要で、安心して録音運用が可能です。

Q2. 保存期間はどれくらいですか？

A. 録音データの保存期間は、使用中のプランに応じて柔軟に設定可能です。たとえばZoom Pro以上のライセンスでは、クラウド上での保存が可能です（※詳細はプランにより異なります）。

Q3. 録音したデータのアクセス権は制限できますか？

A. 可能です。録音データへのアクセスはユーザー権限ごとにコントロールできます。一般ユーザーには再生権限を与えず、管理者や特定の上長のみに再生・エクスポート権限を付与する運用が可能です。

Q4. Zoom Phone録音データをローカルPCに保存することはできますか？

A. はい。録音データは、必要に応じてZoomポータルからローカルPCにダウンロード可能です。

Q5. 法務・監査目的で録音ログを定期的にチェックしたいのですが、可能ですか？

A. はい。Zoom Phoneでは、録音データを通話履歴として時系列で一覧表示できます。日時・通話相手・通話時間などで検索・フィルタリングが可能なので、定期的な監査業務にも活用できます。

Q6. 録音機能は最初から有効になっているのでしょうか？

A. いいえ。Zoom Phoneの録音機能は管理者が明示的に有効化する必要があります。部署や業務に応じて自動録音・手動録音の設定を柔軟に切り替えられる点も特徴です。

これらのFAQを通じて、「通話録音を導入することで発生するかもしれない不安」を事前にクリアにし、安心して活用を検討できる状態を目指しています。

次のセクションでは、Zoom Phone導入後の成功事例や活用ノウハウをまとめた資料や相談会へのご案内をお届けします。

まとめと導入支援のご案内

「言った」「言わない」で揉めない、メモを取る手間もなくなる、そして教育・コンプライアンスにも活かせる——それがZoom Phoneの通話録音機能です。

自動録音の設定も簡単で、録音データは検索・再生・保存・ダウンロードまで可能。業務効率化と法令順守の両立を、無理なく実現できます。

とはいえ、導入や運用のイメージがわかない、社内への展開方法が不安——そんな声も少なくありません。そこで当社では、Zoom Phoneの録音機能に特化した下記の支援をご用意しています。

電話業務の在り方を見直したいと感じた今がチャンスです。 ぜひ一度、通話録音のプロフェッショナルと一緒に次のステップを検討してみませんか？

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