【総務部必見】もう電話機のために配線しない！Zoom Phoneで“ケーブルレス”なスマートオフィスを実現しよう

総務の“電話管理の手間”はいつまで続けますか？

オフィスの移転やレイアウト変更のたびに発生する電話工事。外部業者の手配、スケジュール調整、配線の確認や施工立ち会いなど、担当されている方にとっては大きな負担ではないでしょうか。

しかも、工事が終わったあとも仕事は続きます。資産台帳への登録・更新、電話機の管理・修理対応、さらには配線トラブルの問い合わせなど、「電話」にまつわる業務は想像以上に多岐にわたります。中には「レイアウト変更のたびに毎回業者を呼ぶのが面倒」「固定電話が壊れると、席替えも止まってしまう」といった声も多く聞かれます。

 

 

最近ではフリーアドレスやABW（Activity Based Working）といった柔軟な働き方を導入する企業も増えていますが、その一方で「固定電話があることでデスクの位置が縛られてしまう」「配線が邪魔で机の上が片付かない」といった問題も顕在化してきました。

つまり、オフィスの電話機や配線の存在が、業務効率を下げたり働き方の自由度を奪ってしまっているのです。しかも、それらの管理を一手に引き受けているのが、総務部門であるケースがほとんど。電話対応だけでなく、日々の備品管理や来客対応、設備調整など多くのタスクを抱える中で、これ以上の「手間」は避けたいのが本音ではないでしょうか。

そんなお悩みを根本から解消できるのが、クラウド型の電話システム「Zoom Phone」です。電話線も工事も電話機も不要。総務担当者の負担を大幅に軽減しながら、快適なオフィス環境を実現できる仕組みが、今まさに注目を集めています。

配線からの解放が、オフィス環境と働き方を一変させる

電話線やLANケーブルが張り巡らされたオフィスでは、レイアウト変更や席替えひとつにも大きな手間とコストがかかります。実際に、「机の位置を変えるだけなのに配線工事が必要」「フリーアドレス化したいのに、電話線の制約で断念」といった声は、総務・ファシリティ部門から多く寄せられています。

このような制約を取り払うのが、Zoom Phoneをはじめとするクラウド型の電話システムです。従来のように机ごとに電話線を引く必要はなく、社員のパソコンやスマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、会社の代表番号や内線番号での発着信が可能になります。つまり、物理的な電話機も、デスク周りのケーブルも、電話線もすべて不要になるのです。

これにより、以下のような変化がオフィスに起こります。

• 席替えやレイアウト変更が「工事なし・即日」で可能に
• 電話機の管理・修理・資産台帳の更新業務が不要に
• デスク上がスッキリし、清掃・整理整頓も容易に
• フリーアドレスやABW（業務に応じた最適な場所で働く）の実現

さらに、Zoom PhoneはPCやスマートフォンを活用するため、在宅勤務やサテライトオフィス勤務との親和性も非常に高いのが特徴です。たとえば、在宅勤務中の社員でも会社の電話番号で発信・着信ができ、通話履歴や録音も社内で一元管理できます。まさに「オフィスに縛られない電話環境」が構築できるのです。

とくにフリーアドレスを推進する企業にとっては、電話配線の問題は長年の障壁となってきました。「電話のある席しか使えない」「固定内線の番号がデスクと紐づいている」といった制約が、せっかくの柔軟な働き方の足かせになっていたのです。Zoom Phoneを活用すれば、社員がどの席に座っていても、あるいは外出先や自宅にいても、いつでもどこでも代表電話に出られます。

こうした柔軟性は、電話対応の属人化を防ぐという効果もあります。特定の社員が不在でも、通話を自動で他の担当者につなぐ仕組みを構築でき、誰かが電話を取れずに業務が止まってしまうリスクを軽減できます。

Zoom Phoneの導入は、単なる配線レス化ではありません。オフィスの在り方そのものを見直し、業務効率と働きやすさを両立させる第一歩となります。

導入はPCとヘッドセットだけ！Zoom Phoneの構築は驚くほどシンプル

クラウドPBXの導入と聞くと、「初期設定が大変そう」「専門知識が必要なのでは？」といった不安を感じる方も多いかもしれません。特に、これまでオンプレミスPBXの管理や電話工事の調整に追われてきた総務・情シス担当者にとっては、「また手間が増えるのでは」と警戒されがちです。

しかし、Zoom Phoneの導入プロセスは、従来の電話環境の構築とはまったく異なります。なんと、社員に必要なのは、PCまたはスマートフォン、そしてヘッドセットだけ。特別な専用電話機やPBX装置、オフィス内の電話配線などは一切必要ありません。

導入のステップは非常にシンプルです。

1. 社員のZoomアカウントにZoom Phoneのライセンスを付与
2. 管理画面から内線番号や通話ルール、着信グループなどを設定
3. PCまたはスマートフォンにZoomアプリをインストール
4. 通話テストを行い、必要に応じて運用ルールを整備

これだけで、クラウドPBXの社内展開が可能です。

さらにZoom Phoneは、既存のZoomミーティング環境と統合されているため、新たなシステムの導入による混乱も最小限で済みます。多くの社員がすでに使い慣れているZoomアプリ上で通話もできるため、「電話用に別アプリを覚える必要がない」のも大きなメリットです。

また、管理者側の運用も極めてスマートです。例えば、新入社員が入社した際は、ライセンスを1つ割り当てるだけで、すぐに代表番号や内線での通話が可能になります。異動や退職時も同様で、番号の再割り当てや無効化などがWeb上で簡単に完結。これまでのように「電話機の返却」「内線リストの更新」「配線の変更」といった煩雑な作業は不要になります。

こうした構築の簡便さは、オフィス移転やリモート対応をスピーディに行いたい企業にとって大きな武器となります。特に働き方が多様化し、急なリモートワーク対応が求められる今の時代には、PCとヘッドセットがあればどこでも「会社の電話」が使えるという安心感は計り知れません。

導入のしやすさと運用の柔軟性を兼ね備えたZoom Phoneは、まさに「未来型のビジネスフォン」と言えるでしょう。

Zoom Phoneが変える、オフィス全体のコミュニケーション設計

Zoom Phoneは、単なる「電話のクラウド化」にとどまりません。その真価は、オフィス全体のコミュニケーション設計を根本から見直せる点にあります。従来、社内の電話は内線中心の構成で、レイアウトや配線、機器の設置に制約が多く、柔軟性に乏しいものでした。しかしZoom Phoneは、その常識を覆します。

たとえば、フリーアドレス制やハイブリッドワークの推進において、固定電話は大きな障害になっていました。電話機の台数をどうするか、誰がどの番号を使うか、着信の取りこぼしはどう防ぐか……。そのたびに配線の調整や設定変更が必要になり、総務や情シスにとっては頭の痛い問題でした。

Zoom Phoneを導入すれば、こうした悩みは一気に解消されます。社員一人ひとりに割り当てられた番号は、PCやスマートフォンで自由に着信・発信が可能。つまり、「電話機＝デスクに縛られる時代」は終わりを迎えるのです。

さらに、Zoomの他の製品――Zoom Rooms（会議室用Zoom）、Zoom Team Chat（社内チャット）と組み合わせることで、電話・会議・チャットをすべて統合した「ユニファイドコミュニケーション」が実現可能になります。たとえば、代表電話にかかってきたお客様の問い合わせを、チャットですぐ担当者に転送し、ワンクリックでZoomミーティングに切り替える……そんなスムーズなやりとりが現実になります。

受付業務にも変化が生まれます。Zoom Phoneの代表番号を、受付用のタブレットやIPインターフォンと連携させることで、無人受付や遠隔対応が可能に。来訪者対応も「その場に誰かがいる必要がない」時代に突入します。

また、オフィス移転やフロアの統廃合の際にも、電話配線や設備を気にせず設計できるため、ファシリティ設計の自由度も大きく向上します。結果として、レイアウトの柔軟性・働き方の自由・コミュニケーションの効率化の三拍子が揃うオフィス環境が構築できます。

このように、Zoom Phoneは「電話の置き換え」ではなく、オフィス全体の情報とコミュニケーションの流れをアップデートするための変革ツールなのです。今後のオフィス環境を再設計するうえで、その中核に据える価値は十分にあるでしょう。

あなたのオフィスの電話、ストレス度チェック

日々の業務に追われる総務部門にとって、「電話」は見過ごされがちなストレス源のひとつです。以下のチェックリストを使って、あなたのオフィスがどれだけ電話関連の“ムダ”や“手間”を抱えているかを確認してみましょう。

✅ 電話ストレスチェックリスト（該当するものに✔）

• 電話機の配線がデスクや床で絡まり、見た目も作業効率も悪い
• レイアウト変更や席替えのたびに電話工事の手配が必要
• 電話機が固定されており、フリーアドレスに移行できない
• 代表電話の転送や取り次ぎに手間がかかる
• 電話機の資産管理、故障時の対応に時間を取られている
• 外出中の社員に電話をつなぐために、手動で個人スマホにかけ直している

1つでも✔がついた方は、オフィスの電話環境に見直しの余地があります。特に3つ以上該当する場合、電話による業務負荷が常態化している可能性が高く、働き方改革やコスト最適化の観点からも改善が求められます。

Zoom Phoneを導入することで、こうしたストレス要因を一つひとつ解消できます。配線は不要になり、社員は自席に縛られずどこでも着信可能。管理画面から通話状況を可視化・記録でき、機器の資産管理や修理対応も不要に。「総務が手間を感じない電話環境」を構築できます。

「電話環境なんて変わらないもの」と思い込んでいませんか？ 実は、テクノロジーの力で“当たり前”を根本から見直せる時代に入っています。今こそ、自社の電話環境をアップデートし、総務部門の真の働き方改革を実現する絶好のタイミングです。

まとめと無料相談へのご案内

固定電話が当たり前だった時代から、オフィスの通信環境は大きな転換期を迎えています。特に総務部門では、配線の管理や電話機の資産対応、レイアウト変更時の工事など、多くの“目に見えない手間”が積み重なっています。

Zoom Phoneを活用すれば、こうした負担を大幅に削減することが可能です。配線レスでスッキリしたデスク環境、自由なレイアウト変更、資産管理の簡素化、そしてフリーアドレスやリモートワークへの対応まで——。電話環境を見直すだけで、オフィス全体の柔軟性と生産性が格段に高まります。

「配線のないスマートなオフィスを実現したい」「電話工事の手間をなくしたい」とお考えの方は、ぜひ当社の無料相談をご利用ください。Zoom Phone導入に加え、会議室・受付・業務フロー全体を含めたコミュニケーション最適化まで、ワンストップでご提案いたします。