「言った言わない」問題を撲滅。Zoom Phoneの「文字起こし機能」＆AI要約で会議も通話もテキスト化

2025/06/30

1 はじめに：「言った言わない」はもう古い？議事録作成と通話記録の終わらない戦い
2 第1章：「言った言わない」が生む損失と、非効率な記録作業の現実
- 2.1 1-1. 口頭コミュニケーションが抱えるビジネスリスク
- 2.2 1-2. 非効率な議事録・通話メモ作成の現場
3 第2章：Zoom Phoneの「文字起こし」＆「AI要約」機能がもたらす革新
4 第3章：双日テックイノベーションが導く！「言った言わない」撲滅と生産性向上
- 4.1 3-1. 全社で使いこなす「実践知」と豊富な導入事例
- 4.2 3-2. お客様のニーズに合わせた提案と導入・活用支援
5 まとめ：「言った言わない」は過去の遺物。未来のビジネスは「テキスト化」から始まる
- 5.1 お問い合わせ・デモ検証会

はじめに：「言った言わない」はもう古い？議事録作成と通話記録の終わらない戦い

「先日の会議で確定したネクストアクション、誰が担当でしたっけ？」「お客様との電話で話した内容、正確にメモできていたかな…」「1時間の会議の議事録作成に、いつも1時間以上かかっている…」。

多くのビジネスパーソンが、日々このような悩みを抱えているのではないでしょうか。口頭でのコミュニケーションが中心となる会議や電話では、「言った言わない」のトラブルが発生したり、重要な情報が抜け落ちたりするリスクが常に存在します。

さらに、その会話内容を正確に記録し、共有するための議事録作成や通話メモ作成は、多大な時間と労力を要するルーティンワークです。本来の業務に集中したいのに、こうした付帯業務に追われ、残業が増えてしまうという経験をお持ちの方も少なくないでしょう。

しかし、現代のテクノロジーは、この「終わらない戦い」に終止符を打つ強力な武器を提供しています。それが、Zoom Phoneに標準搭載されている**「文字起こし機能」と「AI要約機能」**です。そして、この機能は、ビデオ会議や電話通話だけでなく、Zoom Phoneのボイスレコーダー機能と連携することで、なんとオンラインだけではなく「対面会議」の会話までテキスト化し、要約することが可能になったことをご存知でしょうか。

本記事では、議事録作成に時間を奪われている担当者様、顧客との会話を正確に記録したい営業・サポート担当者様へ向けて、Zoom Phoneの文字起こし＆AI要約機能が、いかにして貴社の生産性を劇的に向上させ、「言った言わない」問題を完全に撲滅し、さらにはビジネスの機会損失を防ぐかを徹底的に解説します。私たち双日テックイノベーションの豊富な導入実績と実践知に基づいた、その効果と活用法をお伝えします。

第1章：「言った言わない」が生む損失と、非効率な記録作業の現実

電話や会議における口頭でのコミュニケーションは、ビジネスの基本です。しかし、その記録と共有がうまくいかないと、様々な問題が発生します。

1-1. 口頭コミュニケーションが抱えるビジネスリスク

「言った言わない」のトラブル：
顧客との商談、社内会議での決定事項、上司からの指示など、口頭で伝達された内容の認識にズレが生じると、プロジェクトの遅延、顧客との関係悪化、思わぬクレーム発生など、深刻なトラブルに発展する可能性があります。これは、企業の信頼性を損ねるだけでなく、トラブル解決のための時間とコストも発生させます。
重要な情報の見落とし・抜け漏れ：
メモ取りに集中しすぎると会話についていけなかったり、後からメモを見返しても意味が分からなかったりすることがあります。これにより、決定事項や担当業務、顧客からの要望などが抜け落ち、業務の質が低下したり、機会損失につながったりします。
情報の属人化：
会議や通話の内容が、参加者個人のメモに留まってしまい、チーム全体や他の関係者に共有されないと、情報が属人化します。これにより、後から内容を確認したい人がいてもアクセスできず、再度確認の問い合わせが発生したり、業務の引き継ぎが困難になったりします。

1-2. 非効率な議事録・通話メモ作成の現場

これらのリスクを避けるために、多くのビジネスパーソンが議事録作成や通話メモに時間を費やしています。しかし、その作業は決して効率的とは言えません。

手作業での聞き起こし： 録音データを聞きながら手作業でテキスト化する作業は、非常に時間がかかります。特に長時間の会議や通話では、数時間から半日以上を費やすことも珍しくありません。
要点の抽出と整理の難しさ： 文字起こしができたとしても、そこから重要なポイントを抽出し、誰が何を言ったのかを整理し、分かりやすい議事録にまとめるのは、別のスキルと時間を要します。
メモに集中して本質的な議論ができない： 議事録作成を意識しすぎると、議論への参加が疎かになり、会議の本質的な目的を見失う可能性があります。

このような状況は、従業員の残業時間の増加、モチベーション低下、そして企業全体の生産性低下という形で、経営に悪影響を及ぼしています。

第2章：Zoom Phoneの「文字起こし」＆「AI要約」機能がもたらす革新

Zoom Phoneは、ビジネス電話システムとしての機能に加え、AIを活用した「文字起こし（トランスクリプト）」機能と「AI要約機能」を標準で提供しています。この機能は、上記で述べた課題を根本から解決する強力なソリューションとなります。

2-1. 通話録音から「自動文字起こし（トランスクリプト）」へ

Zoom Phoneは、通話内容を自動で録音する機能を提供します。さらに、その録音データからAIが自動で会話内容をテキスト化する「文字起こし（トランスクリプト）」機能を搭載しています。

正確な会話の記録： 音声データをテキスト化することで、「言った言わない」のトラブルを防止します。証拠として通話内容をいつでも確認できるため、契約内容の確認、顧客クレーム対応、指示内容の再確認などに絶大な効果を発揮します。
全文検索による情報アクセス： テキスト化された内容は、キーワードで全文検索が可能です。「あの件、いつ話したっけ？」「〇〇さんの連絡先、どこで聞いたかな？」といった場合でも、録音データを全て聞き直すことなく、単語などを検索することで必要な情報を瞬時に探し出すことができます。
ボイスメールの視覚化： 受信したボイスメールも自動で文字起こしされるため、音声を聞く時間がない時でも、テキストで内容を素早く把握できます。これにより、緊急性の判断や、移動中の対応などが容易になります。

この機能はZoom Phoneだけでなく、Zoom Meetingsにおいても同様に利用可能です。会議の録画と同時に自動で文字起こしが生成され、会議後の議事録作成を大幅に効率化します。

2-2. 【新機能】対面会議も対象に！ボイスレコーダー機能とAI要約の進化

Zoom Phoneの革新は、ビデオ会議や電話通話だけに留まりません。最近の実装により、**Zoom Phoneのボイスレコーダー機能を利用することで、対面で行われる会議の会話も文字起こしし、AI要約することが可能になりました。**

これにより、以下のような新たなメリットが生まれます。

あらゆる会議形式に対応： オンライン会議だけでなく、物理的な会議室で行われる対面会議でも、Zoom Phone対応デバイスやアプリ（PC/スマホ）をボイスレコーダーとして活用し、その場で会話を録音・テキスト化できます。
移動中の商談や打ち合わせも記録： 営業担当者がお客様との対面での商談内容を、個人のデバイスで簡単に録音し、後から文字起こし・要約することで、正確な顧客情報の記録や、上司への報告書作成の効率化に繋がります。
議事録作成のさらなる効率化： 議事録作成担当者は、対面会議の録音データからAIが自動生成したテキストと要約をベースに作業を進められるため、手作業での聞き起こしや要点整理にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、議事録作成工数を90%以上削減することも夢ではありません。
「言った言わない」問題の完全撲滅： 対面での重要な会話内容も正確にテキストとして残るため、後から内容を確認したい際に客観的な証拠として活用でき、トラブル発生のリスクを限りなくゼロに近づけます。

2-3. AI文字起こし機能の精度と活用するためのコツ

AIによる文字起こしは年々精度が向上していますが、完璧ではありません。しかし、その精度は実用レベルに達しており、活用方法を工夫することで最大限の効果を発揮します。

現時点での精度： 一般的なビジネス会話であれば、かなりの精度で文字起こしが可能です。ただし、専門用語が多い場合、複数の人が同時に話す場合、周囲の騒音が多い環境、あるいは不明瞭な発音の場合などは、精度が低下することがあります。対面会議の場合、マイクの距離や参加者の声量も精度に影響します。
効果的に使うためのコツ：
1. 発音をクリアに： 話す人が意識して、はっきりと滑舌よく話すことで精度が向上します。
2. 静かな環境で通話・会議： 周囲の雑音を減らすことで、AIが音声を正確に認識しやすくなります。対面会議の場合は、なるべく静かな場所で、音声を拾いやすい位置にデバイスを設置することが重要です。
3. 高品質なマイクの使用： PC内蔵マイクではなく、外付けの高品質なヘッドセットマイクを使用することで、音声入力の品質が向上します。対面会議の場合は、高性能な会議用マイクや、複数マイクでの録音も検討しましょう。
4. 固有名詞や専門用語の事前学習： AIは一般的な単語には強いですが、企業固有の固有名詞や業界特有の専門用語は認識しにくい場合があります。必要に応じて、用語集を学習させる機能がある場合は活用を検討しましょう。
「下書き」として活用： AIが生成した文字起こしや要約は、あくまで「下書き」として捉え、最終的なアウトプットの前に人間の目による簡単なチェックと修正を行うことで、完璧な議事録・記録を作成できます。
CRMと連携： 文字起こしデータをCRMやSFA、グループウェアなど、貴社が利用している既存のシステムと連携させることで、情報の一元管理とさらなる業務効率化が可能です。

第3章：双日テックイノベーションが導く！「言った言わない」撲滅と生産性向上

Zoom Phoneの文字起こし＆AI要約機能は非常に強力ですが、その導入から活用、そして企業全体への定着には、専門知識と実績を持つパートナーの存在が不可欠です。

3-1. 全社で使いこなす「実践知」と豊富な導入事例

私たち双日テックイノベーションは、Zoom Phoneの販売代理店としてだけでなく、自社でもZoom Phone（およびZoom Meetings）の文字起こし・AI要約機能を日々活用しています。これはオンラインでのやり取りだけでなく、対面での会議や打ち合わせでも実践しており、その効果を実感しています。これにより、お客様が直面するであろう課題や、より効果的な活用方法を実体験として理解しています。

生きたノウハウの提供： 「文字起こしの精度を最大化するには？」「AI要約を議事録にどう活かす？」「対面会議での最適な録音方法は？」といった、現場で培った生きたノウハウを具体的なアドバイスとして提供します。
多数の導入実績： 様々な業種・規模の企業様へのZoom Phone導入を通じて、それぞれのニーズに合わせた文字起こし機能の活用方法を提案し、成功に導いてきました。営業、カスタマーサポート、管理部門など、部署ごとの具体的な活用シーンをイメージした提案が可能です。

3-2. お客様のニーズに合わせた提案と導入・活用支援

私たち双日テックイノベーションは、貴社の「言った言わない」問題や議事録作成の課題を深くヒアリングし、Zoom Phoneの文字起こし・AI要約機能を最大限に活かすための最適なソリューションを提案します。

最適な機能設定： 通話録音の自動開始設定、アクセス権限など、貴社のコンプライアンス要件や運用ポリシーに合わせた最適な設定を支援します。
従業員トレーニング： 従業員が新しい文字起こし機能をスムーズに使いこなせるよう、操作トレーニングや活用促進のための勉強会を実施します。

私たちは、単にツールを導入するだけでなく、貴社のビジネスプロセスに合わせて、真の生産性向上を実現するためのパートナーとして、伴走いたします。

まとめ：「言った言わない」は過去の遺物。未来のビジネスは「テキスト化」から始まる

会議や電話における「言った言わない」問題や、議事録作成の非効率性は、多くの企業で潜在的な損失を生み出しています。しかし、Zoom Phoneの「文字起こし機能」と「AI要約機能」を活用することで、これらの課題は過去のものとなります。

通話やオンライン会議の内容だけでなく、Zoom Phoneのボイスレコーダー機能を使えば対面会議の会話まで自動でテキスト化され、さらにAIによって要約されることで、議事録作成工数は劇的に削減され、会話内容の全文検索が可能になります。これにより、情報共有はスムーズになり、決定事項の確認漏れは防止され、業務のスピードと質が飛躍的に向上します。

私たち双日テックイノベーションは、Zoom Phoneの文字起こし・AI要約機能を自社で実践し、その効果を日々実感しています。この生きたノウハウと、豊富な導入実績に基づき、貴社の「言った言わない」撲滅と生産性向上を強力に支援いたします。「聞く」から「読む」へ、そして「見える」コミュニケーションへ。あらゆる形式の会話を資産に変え、貴社のビジネスを次のステージへと引き上げるお手伝いをさせてください。