営業部門の架電業務を効率的に対応する方法

日々多数の架電業務を実施されている営業やインサイドセールスのご担当者の方にとって、架電業務にかかる負荷は悩みの種となっているのではないでしょうか。また、インサイドセールスにおいてはターゲットとなる顧客も多く、顧客情報の一元管理や連絡ミスの防止なども課題となりがちです。
架電業務を効率化するためには、IP電話やCRMなどの顧客管理システム、商談分析ツールなどの関連するソリューションをうまく組み合わることがポイントです。この記事では、架電業務の効率化やミス撲滅といったよくある課題の解決策として、IP電話ソリューション「Zoom Phone」、商談分析ツール「amptalk」、顧客管理・営業支援システム「Salesforce」の各ソリューションの概要と、これらを組み合わることによる効果についてご紹介します。

Zoom Phone

Zoom Phoneとは、Webミーティングツールとして知られるZoomと同じプラットフォームを使用した、企業向けのクラウド型電話サービスです。Zoom PhoneはWeb会議ツールであるZoom Meetingsをベースとしていることから、Zoomとの連動性がよく、使い慣れたZoomのアプリから電話をかけたり、電話からWeb会議へシームレスに移行したりすることができます。

Zoom Phoneの詳細については以下の記事で詳しく解説しております。併せてご覧ください。
※関連記事：クラウド電話「Zoom Phone」とは？ 導入メリットや機能、ライセンス体系を徹底解説！

主な機能

Zoom Phoneに用意されている主な機能は以下の通りです。内線や外線、保留、転送といったビジネス用電話の必須機能はもちろん、内線通話からZoom Meetingsへの切り替えや、応答後にスマホやPCなど別のデバイスに転送できるコールフリップといった高度な機能も利用可能です。

• 内線通話・外線通話・保留・転送などの基本機能
• 電話からZoom Meetingsへの切り替えによる、資料の共有等の実現
• 固定電話、スマホ、PC等、幅広いデバイスの対応
• 異なるデバイス間での通話呼の継続（コールフリップ機能）
• ウィスパリング機能やモニタリング機能など、コールセンター向け機能
• IVRによる自動音声、など

営業部門におけるZoom Phoneのメリット

高頻度で取引先への架電を行うこととなる営業部門やインサイドセールスにおいては、電話の通話品質は何より重要な要素です。会話内容が聞き取りにくければ、せっかくのビジネスチャンスを失ってしまう事態ともなりかねません。
Zoom Phoneでは、ダッシュボード上で簡単に通話品質を確認することができます。また、通話のログ収集・音声データの確認などにより、組織内でどのような会話が行われているかも把握しやすくなります。
さらに、後述するとおりamptalkやSalesforceなど各種営業支援ツールと連携できる点も魅力的です。利用にあたっては、定額プランがあることもメリットの一つといえるでしょう。

amptalk

amptalkは、商談内容の分析・可視化により、自社の営業力を強化することができるツールです。電話での会話内容やミーティングツール等でのオンライン商談の内容を自動で書き起こし、内容を分析してくれます。書き起こされた内容は自動でSalesforceへ連携。活動記入作業の効率化も可能です。
会話中のトピックを自動で分析する機能も備えており、メンバーのサポートも行うことができます。

主な機能

amptalkが備える主な機能は以下のとおりです。商談内容の分析・可視化を実現するための一連の機能が用意されています。

• 電話やミーティングツールでの商談内容を自動で文字起こし
• 商談内容をSalesforceへ自動連係
• 商談内容のトピック分析
• 商談内容をベースとしたレポーティング
• 商談内容に対するフィードバックを実現するコミュニケーション機能
• チャットツールとの連携、など

営業部門におけるamptalkのメリット

従来、マネージャー職の方が各メンバーの商談内容を把握するためには、営業日報の作成・確認や個別の報告などを実施する必要がありました。一方で、amptalkを導入することで、オンライン商談や電話商談であれば手間をかけずに自動で商談内容を可視化できます。これにより、メンバーの商談内容を効率的に把握できます。

さらに、メンバーの商談内容を可視化することで、メンバーのスキルセットのばらつき改善を行うこともできます。チームとしてのパフォーマンス最大化のため、営業力の底上げが求められるマネージャー職の方にとって、これは大きなメリットとなるでしょう。加えて、商談データの可視化により、新規メンバーへのキャッチアップの材料として繰り返し活用できるという点もメリットです。

Salesforce

Salesforceは顧客管理システム、営業支援システム、マーケティングオートメーションなどの各種機能を備えるクラウドベースのサービスです。特に営業領域については、営業支援システム（SFA：Sales Force Automationの機能を活用することとなります。

主な機能

以下では、SalesforceのSFA機能である「Sales Cloud」に備わっている主な機能についてご紹介します。

• 取引先企業名や担当者、連絡先などの基本的な顧客管理機能
• 商談の進捗状況や規模、確度などの案件管理機能
• 担当別やチーム全体での売上予測機能
• 案件の進捗状況や目標達成状況などのレポーティング・ダッシュボード機能、など

営業部門におけるSalesforceのメリット

Sales Cloudにより案件の可視化やノウハウ共有化を実現しやすくなります。また、仕事の進め方も標準化されていき、属人化を排除することにもつながります。チームとしての力を底上げできるという点がSalesforce導入の大きなメリットとなります。

Zoom Phone、amptalk、Salesforceの連携

ここまで「Zoom Phone」「amptalk」「Salesforce」という3つのソリューションについてご紹介しました。これらのソリューションは個々で利用してもメリットを得ることができますが、それぞれ連携させて利用することで、さらにメリットを高められます。
各ソリューションの連携の流れは以下のとおりです。

• Zoom Phoneにより取引先へ架電を行う
• 架電内容をamptalkで収集・可視化する
• amptalkで可視化した内容を、Salesforceへ連携し案件管理を行う

この流れで架電業務を行うことで、以下のような効果を実現することができます。

業務効率化

各ソリューションの組み合わせにより、架電業務の効率化を実現できます。

Zoom Phoneでは会話内容の録音が可能であり、その内容は自動的にamptalkで解析されます。会話内容の要約やスクリプトなども含め、解析結果はSalesforce内のTo Doへ自動で登録されます。このように、会話内容の分析からタスク化まで一連の作業を自動で行うことができるのです。

これにより、取引先とのやり取りを営業日報等で報告する作業や、月次報告で目標達成状況を把握するといった作業から解放され、売り上げを上げるための営業活動に注力することができます。

また、Zoom Phoneを導入すると、発着信いずれもZoom Phoneの画面上で録音操作ができます。録音内容はコールログとしてZoom Phone上で確認することもできますし、その内容をSalesforce内のTo Doに保存することも可能です。

ミス撲滅

Zoom PhoneとSalesforceの連携により、Salesforce上に登録されている取引先情報から電話番号リンクをクリックするだけで、Zoom Phoneから簡単に架電を行うことができます。これにより、電話のかけ間違いといったミスの撲滅が可能です。

特に、インサイドセールスなど大量に架電を行うケースにおいて、電話のかけ間違いは良く起こるミスではないでしょうか。連絡先を間違ってしまうことによる信用低下を防ぐという意味でも、Zoom PhoneとSalesforceの組み合わせは有効です。

また、架電が始まるとSalesforce上の画面は自動で取引先責任者の方のものへ遷移します。これにより、これまでのやり取りなどを確認しながら会話を行うことができます。

反対に、取引先から着信があった際には電話番号情報を基に自動で取引責任者の画面に遷移させることもできます。これまでに行ったやりとりや商談の進捗状況などを把握しやすくなるため、取引先からの信頼を勝ち取りやすくなるでしょう。

やり取りの一元管理

Zoom Phoneで行った会話内容を全てamptalkに連携させておくことで、取引先とのやり取りを一元管理できます。amptalk上では各通話内容の要約、文字起こし内容、話者比率などの解析結果を確認可能です。

一元化により、たとえば担当者の変更を行う場合でも、引き継ぎを受けた方は過去の会話を確認しやすくなります。また、前述のとおりマネージャー職の方が商談内容を把握しやすくなるといったメリットもあります。

まとめ

この記事では、Zoom Phone、amptalk、Salesforceの各ソリューションを活用した架電業務の改善方法についてご紹介しました。これらのソリューションをうまく組み合わせて利用することで、営業・インサイドセールスの架電業務を効率化し、顧客満足度を向上につながります。担当者はより顧客対応に集中できるようになり、同時にコミュニケーションの質も向上させることができるでしょう。
記事中で紹介した各ソリューションについて詳しく知りたい方は、以下の資料にて詳細をご紹介しております。ぜひご覧ください。
amptalk 紹介資料

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