導入事例

電話対応のための出社など固定電話の問題に直面

「資本市場を通じて社会に貢献します」という経営理念のもと2003年に創業し、投資信託「ひふみ」シリーズを運用するレオス・キャピタルワークス株式会社様。「ファイナンシャル・インクルージョン（金融包摂）」を掲げ、すべての人々が金融の恩恵を受けられる社会の実現を目指している。

こうした事業を支えるのが、自社システムの開発や部門横断の社内システムの導入から保守運用までを担当するシステム部だ。業務や働き方に合わせて、適切なタイミングとコストでシステムを提供するのが同部の役割。今回のZoom Phoneについても、システム部の鶴留氏、村松氏を中心に企画から導入まで進められた。

背景には、固定電話と個人の携帯電話それぞれに、運用面とコスト面の課題があったと両氏は振り返る。

「当社では、部署ごとに代表電話番号があり、従来は社内のPBX装置から、各席の固定電話に配線していました」と村松氏。しかし、2020年のコロナ禍以降、テレワークやハイブリッドワークなど働き方が多様化すると、電話の問題が顕在化した。代表電話はオフィスでしか受電できず、電話対応のためだけに出社せざるを得ないケースも発生していたという。
法令順守やコンプライアンスの観点から、会社ポリシーとして代表電話を録音するための通話録音機器を導入していたが、オンプレミスのPBXと通話録音機器は老朽化が進み、システム更新の必要にも迫られていた。同様のPBXに更新する場合、機器設置の初期コストに加え、保守管理のランニングコストが発生する。また、通話録音データは年月とともに蓄積されるため、容量拡張のための機器増設が必要になるなど、将来的なコスト負担も懸念されていた。

さらに鶴留氏は、「オフィスのレイアウトを変更するたびに、配線工事やPBXの設定変更が発生していました」と強調する。固定電話は従来型のレガシーなシステムであるため、社内に十分な知見を持つ人材も限られており、設定変更のたびに外部へ委託する必要があった。その結果、追加コストが発生する要因にもなっていたという。

一方で、社員には会社からスマートフォンを貸与していたものの、活用範囲はほとんど通話に限られていた。また、個人の携帯電話の回線では通話録音ができておらず、コンプライアンス面での懸念も生じていたという。こうした課題を背景に、より運用面の負荷軽減や、従業員の働き方に合わせた電話環境の提供を模索していた。

「複数の課題を抱え、解決策を検討する中で、クラウドPBXに興味を持ちました。2019年にZoom Meetingsを導入した際にサポートを受けた双日テックイノベーションに相談したところ、Zoom Phoneを紹介いただいたことが、具体的な検討を進める契機となりました」（村松氏）。

また、鶴留氏は「BCP（事業継続計画）の面でも、オンプレミスのPBXには課題があった」と語る。従来のPBXでは、オフィスが停電や損壊などの事態に見舞われると電話機能が停止してしまう可能性があった。一方、クラウド型であれば、インターネット環境さえ確保できれば場所を問わず電話対応を継続できる。

Zoom Phoneは日本国内で冗長化されたデータセンター基盤で運用されており、一方で障害が発生した場合でもサービスを継続できるしくみが整っている。

レオス・キャピタルワークス株式会社
システム部　
部長　鶴留 和也　氏

5年間のZoom利用で感じた安心感と金融機関での利用に耐えうるセキュリティ

そんな同社が電話システムの移行を検討しはじめたのは、2024年2月のことだ。当初はクラウド化だけでなく、オンプレミスのPBXのリプレースも含めて検討していたが、運用面やコスト面の複合的な要素を議論した末、クラウドPBXの導入を進めていった。

もちろんクラウドPBXの選択においては、Zoom Phoneだけでなく他のサービスも比較検討していた。その中でZoom Phoneを採用した経緯について、村松氏は次のように語る。

「電話も同じアプリで利用できるなど、Zoomミーティングと親和性の高いZoom Phoneが使いやすいのではないかと考えました。また、検討した他のサービスも通話録音の機能はありましたが、容量ベースの従量課金が主なので、他サービスの場合コストが膨らむ可能性が高くなってしまいます」

保管期間・時間とともに録音データは蓄積するため、数年後にはコストが膨大となる場合がある。Zoom Phoneでは、標準機能で録音データを容量無制限、無期限にクラウド上に保存できる。ランニングコストを考慮すると他のサービスより優位性があった。
また、双日テックイノベーションがまとめた他サービスとの比較でも他製品の情報収集に役立てられた。

「Zoom Meetingsを5年間利用する中で、品質に対する信頼もありました。大きな障害はなく、社員からも高い評価を受けています。業務で十分な可用性を備えていると判断したうえで、Zoom Phoneを選択しました」（鶴留氏）

さらに、金融事業者のシステム導入においては、セキュリティの確保が命題となる。この点についても、これまでZoomを利用してきた実績に基づく信頼があった。

Zoomは米国公認会計士協会（AICPA）の基準に基づき第三者機関が評価するSOC2 Type2レポートを取得しており、高いセキュリティ水準を備えていることが確認できた。さらに、自社でZoom Meetingsを利用する中で情報管理やセキュリティ対策を実際に確認してきた経験もあり、「安心して使っていける」と判断したという。

およそ半年後、同社は正式にZoom Phoneの導入を決定。さらに半年後の2025年春には、一部部署の代表電話を対象にテスト運用を開始した。

「テスト運用の時点では、使ってみて不具合があればオンプレミスのPBXを残すという選択肢もありました」と村松氏は振り返る。しかし実際にZoom Phoneへ切り替え、外部回線との接続を重ねても通話品質に問題はなく、安定して利用できることが確認できた。

こうした結果を受け、鶴留氏と村松氏は全社展開を進め、他部署の代表電話や社員の個人番号も含めて導入を進めた。2025年9月には代表番号のすべての切り替えが完了し、現在は外線の発着信をパソコンまたはスマートフォンのZoomアプリで行っている。受付スペースの内線用など一部を除き、オフィス内の固定電話は撤去された。

レオス・キャピタルワークス株式会社
システム部　
村松 陽　氏

想定を超える20％のコスト削減に成功

鶴留氏、村松氏の試算によれば、従来通りオンプレミスのPBXを更新した場合とZoom Phoneへ切り替えた場合を比較すると、
5年間トータルで約20％のコスト削減が見込まれるという。

PBXの運用には、機器費用だけでなく初期設定費や保守管理費、さらに録音装置の増設など多様なコストが発生する。一方でZoom Phoneは人数分のライセンス費用で利用でき、設置費用や工事費用が不要である点も大きい。

「予想以上にコスト削減できた、という感覚がありました」（村松氏）。

運用面では、パソコンやスマートフォンで代表電話を受信できる環境になったことが、現場の社員から特に評価されている。電話対応のために出社する必要がなくなり、リモート環境でも代表電話の応対が可能になった。さらに、同じZoomアプリにて、テキストによって名前を検索し、他の社員へ簡単に転送することができるなど、よりスムーズな電話対応が実現している。

オフィス内に50〜60台あった固定電話がほぼ撤去され、デスクスペースにも余裕が生まれた。
配線が不要になったことで、今後の働き方の変化に合わせたレイアウト変更にも柔軟に対応できる。
出社時に他部門の固定電話が鳴りっぱなしで、代わりに電話取次を行うなど、「地味に時間を奪われる」作業の削減にもつながっている。

AIや無制限の通話録音など各機能を使いこなす

また、ZoomのAI機能であるZoom AI Companionと、会議内容からタスクを抽出・管理できるZoom Tasksも全ユーザーで活用している。
Zoom AI Companionは、有償ユーザーであれば追加費用なく利用できる標準機能であり、通話の要約やネクストアクションの整理、全文文字起こしを通話履歴からワンクリックで確認できる。AI機能が基本ライセンスに含まれていることで、社内のAI活用の格差を解消し、誰もが同じ条件でAIを活用できる環境を実現している。
「私自身よく活用していますし、社員からも非常に便利だと言われる機能です。
通話後に、電話の内容をもとにタスクが自動生成されるため後からでも自分のやるべきことがすぐにわかります」（村松氏）。
 「後から通話内容の要約や、全文の文字起こしが確認できるため、電話中にメモを取る必要がなくなりました」（鶴留氏）。

さらに、以前は固定電話のみだった通話録音が、個人番号でも対応可能になる。通話録音は、業務上の「言った、言わない問題」を防ぐなど、コンプライアンスの観点からも重要な機能だ。
昨今では、労働施策総合推進法が改正され、2026年10月より企業側にカスハラ対策の防止措置が義務化されるにあたり、会話データを残すことはさらに重要度を増していく。同社も今後、コミュニケーションデータを蓄積できる体制を整えることができた。

電話機能はもちろん、AI機能や通話データの活用も始まっている

スムーズな導入を支えた支援と今後の展望

このように順調にZoom Phoneの導入を進め、効果も確認している同社だが、電話の移行にあたってはいくつかの懸念もあった。

その一つが、固定電話でのZoom Phone利用である。受付電話など運用上、一部では固定電話機を残す必要があったが、通常の電話機はZoom PhoneのIP電話に対応していない。そのため、双日テックイノベーションが所有するデモ機を用いて事前に検証を行い、使い勝手を確認した。

また、社員への浸透も課題となった。電話サービスの移行に不安を感じたり、操作に慣れない社員もいることを想定し、双日テックイノベーションが提供するユーザー向けのマニュアルをもとに社内の体制を整えた。さらに全社員向けの説明会を計3回開催し、双日テックイノベーションのZoom Phoneスペシャリストである川合恭史郎が講師を務めることでユーザーの定着を支援した。

「デモ機の貸し出しなど、双日テックイノベーションにはフットワークよく対応してもらいました。また、説明会がなければ導入後すぐに使ってくれる社員はもっと少なかったでしょうし、浸透しなければシステム部に使い方など質問が集まり、私たちの対応工数も大きかったはずです」（村松氏）。

営業など個人の番号でのやり取りが多い部門では、現在は移行期間として、キャリアの携帯番号とZoom Phoneの「050」番号を併用している。今後は通信キャリアとの契約更新のタイミングに合わせて個人の携帯番号を順次解約し、Zoom Phoneの「050」番号に一本化することで、さらなるコスト削減ができると考えている。移行期間中は取引先への周知など一定の対応が必要になるものの、通話環境の集約とコストダウンを計画的に進めていく方針だ。

一方で、技術的なトラブルや操作面での大きな問題は発生しなかったという。「今あることを続けるのと、新しいことを行うのでは、負担がまったく異なります」（村松氏）というように、使い慣れたZoomアプリが利用できたのは大きかった。社員たちは、すでにスマートフォンでZoomを活用しており、電話のシステム移行でユーザー側が新たにアプリをインストールしたり、操作方法を覚える必要がない。管理面でも従前からZoomアプリでアカウントの追加・削除や権限管理などを行っているため、Zoom Phoneでも同じ流れで設定作業が可能だった。

Zoom Phoneの導入は、単なる電話システムの刷新にとどまらず、働き方そのものの柔軟性向上にもつながっている。今後は、Zoom PhoneのAI機能や通話データの活用をさらに進め、チーム全体での業務効率化につなげていく方針だ。通話内容の記録を日報や業務システムと連携させることで、情報共有の質を高め、より生産性の高い働き方の実現を目指している。

左から記載：

レオス・キャピタルワークス株式会社
システム部　
村松 陽　氏

レオス・キャピタルワークス株式会社
システム部　
部長　鶴留 和也　氏

双日テックイノベーション株式会社
クラウドソリューション事業本部　
営業部　四課
課長補佐　川合　恭史郎

双日テックイノベーション株式会社
クラウドソリューション事業本部　
ワークプレイス事業推進部　一課
主任　中俣　初音