生産性アップを目指すZoom Meetingsユーザーへ：Zoom Schedulerの活用法

Zoom Schedulerを利用すれば、Zoomプラットフォーム上でスケジュール管理やーティングの日程調整を手早く行うことができる機能です。普段Zoom Meetingsを利用されている方であれば、ぜひ利用してみてほしい、おすすめの機能です。

この記事では。Zoom Schedulerの概要とメリット、具体的な機能などについてご紹介します。Zoom Meetingsを利用している方は必見の記事となっていますので、ぜひご覧ください。

Zoom Schedulerとは？

Zoom Schedulerは、スケジュール管理を効率化するためのツールです。Zoomプラットフォーム上で動作し、Zoom Meetingsの予定を手早く作成することができます。加えて、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーともシームレスに統合されているため、ユーザーは既存の予定とZoomミーティングを一元的に把握可能です。

Zoom Scheduler利用の流れ

Zoom Schedulerを利用した会議設定の流れは以下のとおりです。

〇日程調整

Zoom Schedulerでは、まず会議の開催者が予約可能な時間枠を設定します。会議の参加者の方は、自身の都合の良い時間帯を選択し、会議の予約を行うことができます。

1対1でのミーティングの場合、参加者の方1人のみが予約を行うためシンプルですが、複数人でのミーティングにおいては複数の方の都合を加味して会議日程を決める必要があります。Zoom Schedulerでは、複数人が同じ時間に予約を申し込むといったこともできます。全ての参加者が都合の良い日程で会議を開催することで、面倒な複数人での会議日程調整も簡単に行えます。

〇会議の設定

出席者の方が時間枠を選択することで、自動で会議案内が作成されます。作成された会議案内は、指定したメールアドレスに配信されます。Googleカレンダーなどと連携している場合、各カレンダーにも自動で登録されます。Zoom Meetingsのリンクも併せて配信されるため、参加者は普段利用しているカレンダーから、簡単にミーティングに参加することができます。

〇会議前後

事前にリマインダーメールの配信設定を行っておけば、会議前に自動でメールが発信されます。また、会議後のフォローアップメールの送信も可能です。

その他にも、時間枠を設定する際に、参加者の方に入力してほしい項目を設定することもできます。たとえば「会議にあたり相談したいこと」などを入力してもらうようにしておけば、会議をスムーズに進められます。

Zoom Schedulerのメリット

Zoom Schedulerのメリットは大きく以下の2点です。

スケジュール作成の効率化

顧客との打ち合わせや社内の他部署との打ち合わせなどにおいて、日程調整のメールラリーに苦労しているという方は多いのではないでしょうか。参加人数が増えれば増えるほど、日程調整にかかる手間は増えがちです。日程調整中に誰か一人の予定が埋まってしまい、再度日程調整をせざるを得なくなってしまうというケースもよくあります。

Zoom Schedulerを利用すれば、このようなメールラリーから解放されます。参加者の方は自身の空き時間を踏まえて時間枠を選択するため「後から予定が埋まってしまった」という可能性を減らすことができます。

顧客体験の向上

会議の日程調整は、会議の主催者側にも負荷がかかりますが、参加者にとっても負担となるものです。複数回メールのやりとりのたびに、自身のスケジュールを見ながら予定を確認する必要があります。特に会議の出席に対してモチベーションが低い場合には、日程調整の手間から会議の参加をやめてしまうようなこともあります。

Zoom Schedulerを利用すれば、参加者側の負担も減らせます。洗練されたUIにより、参加者は手軽に自身の都合のよい日程を選択するだけで、会議の日程調整は完了します。顧客との会議調整において、顧客側の体験を高めることができるという点は、Zoom Schedulerの大きなメリットといえるでしょう。

Zoom Scheduler活用シーン

以下では、Zoom Schedulerの具体的な活用シーンをご紹介します。

営業担当者

頻繁に顧客との打ち合わせを行う営業担当者の方にとっては、Zoom Schedulerは非常に便利なツールとなります。複数の顧客との日程調整を一元化でき、会議調整にかかる時間を大幅に節約可能です。また、顧客が自身の都合の良い時間を選択できるため、キャンセルやリスケジュールのリスクも軽減できます。

営業の場面にとっては、顧客側が会議の日程調整メールに中々返信してくれないというケースも多々ありますが、Zoom Schedulerを利用すれば顧客の操作も簡単です。顧客に与える負荷を軽減するという観点でも、Zoom Schedulerの活用をおすすめします。

カスタマーサクセス

カスタマーサクセスの担当者は、顧客のフォローアップやサポートを行うために頻繁に会議を設定されているかと思います。Zoom Schedulerを利用することで、顧客との日程調整がスムーズになり、これらの会議の設定にかかる手間を大幅に削減できます。

カスタマーサクセスの取り組みは、顧客にとって明確な価値が見えにくいケースもあり、顧客から対応を後回しにされてしまうケースもあります。Zoom Schedulerで会議調整を行えば、顧客は最小限の操作で会議調整を完了可能です。腰の重い顧客への対応をしやすくするという点でも、Zoom Schedulerの利用にはメリットがあります。

イベントプランナー

イベントプランナーにとって、Zoom Schedulerはイベントの企画・運営を円滑にする強力なツールとなります。イベントの開催においてはスピーカーや参加者など多数の方との日程調整が発生しますが、これらを個別にメールで行うのではなく、Zoom Scheduler上で一元的に行うことで、効率化を図ることができます。

参加者にとっても、自分のスケジュールに合わせて時間を選べるため、参加率の向上にもつながりやすくなります。

便利な機能

Zoom Schedulerには、会議日程調整をスムーズにするさまざまな便利機能が存在します。ここでは、その一部をご紹介します。

カスタマイズ機能

Zoom Schedulerには、豊富なカスタマイズ機能が用意されています。

たとえば、会議の予約ページへアクセスするためのリンクをカスタマイズすることもできます。長いリンクを避けたい場合、短縮化の機能で短縮リンクを作成したり、使い捨てのリンクを作成してセキュリティを向上させたりすることも可能です。

その他、リンク先のページを会社のロゴやカスタムカラーなどでカスタマイズすることもできます。

参加者側でも、さまざまな会議のカスタマイズ操作が可能です。参加者側から再スケジュール機能により、参加者側から新しい時間枠を提案することもできます。また、参加者が会議を予約する際に、追加で出席してほしい方のメールアドレスを入力することで、追加された方にも会議の予約ページへのリンクが送信されます。

チーム向け機能

チーム向けの機能も充実しています。Zoom Schedulerでは、1対1、1対多の会議以外にも、チームでの対応を意識した複雑な形式での会議調整を行うこともできます。

たとえば、チーム内で誰か一人でも対応できる場合に、予約を可能とするような設定も可能です。たとえば顧客対応を複数のメンバーで行っている場合など、そのうち誰か一人でも対応できる人がいれば会議の設定が可能となります。このとき、誰がその会議を担当するかは「均等に選択する」もしくは「優先度に沿って決める」ことが可能です。

その反対に、チームメンバー全員が出席可能である時間帯のみを予約可能とすることもできます。たとえば、エンジニアと営業担当者がそろって会議に参加する必要がある場合などに有効な会議設定方法です。

全員が参加できる会議時間を調整したい場合には、参加者全員の予定を集めて空き時間を確認する「All Hosts Available」機能が便利です。この機能では、参加者のあのGoogleカレンダーやZoom Meetingsなどの予定を集めたうえで、空き時間に会議を設定することができます。

分析機能

管理者向けに、Zoom Schedulerの利用状況を分析する機能が用意されています。特定の期間を選択したうえで、その期間中に作成された予定やキャンセルされた予定、再スケジュールされた予定、完了した予定などの件数を把握できます。

種類別、期間別、時間帯別などで件数を確認することもできます。たとえばイベントの開催において人気のある時間帯を把握したり、複数の顧客サービスにおいて人気のものを確認したりといったユースケースが考えられます。

まとめ

この記事では、Zoom Meetingsを利用されている方におすすめのツール「Zoom Schedulerについて紹介しました。リモートワークの普及とともに移動時間が減ったことから、会議の件数は増える傾向にあります。会議調整にかかる時間が大きな負荷となっているという方も多いのではないでしょうか。このような方には、Zoom Schedulerの利用をおすすめします。

当社は、Zoomの一次代理店としてこれまで多くのお客さまのZoom導入・運用をサポートして参りました。これからも、Zoomに関する最新情報を継続的に発信してまいります。Zoomに関する最新情報を知りたい方、Zoomの導入にご興味のあるかたは、ぜひ当社までお問い合わせください。

本記事でご紹介したZoom Scheduler以外にも、Zoomの最新機能として、Zoom上で手軽にビデオクリップを作成・共有できる「Zoom Clips」や、AI Companionと共に会議の議事録などの文章を効率的に作成できる「Zoom Docs」、Zoomの最新翻訳機能についてご紹介した記事もございます。ぜひ併せてご覧ください。

※関連記事：Zoom Clipsとは：短編ビデオで業務と顧客対応を効率化する方法

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