Zoom Docsで業務効率を最大化！AI Companionとリアルタイム共同作業のメリット

スピード感のある現代のビジネス環境では、効率的なコミュニケーションとコラボレーションが成功の鍵です。2023年に提供が開始されたZoom Docsは、コミュニケーションとコラボレーションに必要な作業を効率化してくれる最先端のツールといえるでしょう。

本記事では、コミュニケーションとコラボレーションを効率化するZoom Docsの概要や特徴、メリットなどについて詳しくご紹介します。「Zoom Docsという名前を聞いたものの、具体的にどのような機能があるか分からない」「Zoom Docsをどのように利用すればよいのか分からない」という方におすすめの記事となっておりますので、ぜひご覧ください。

Zoom Docsとは？

Zoom Docsは、Zoomプラットフォーム上で提供されるドキュメントの作成・管理機能です。テキストの作成、編集、共有を簡単に行えるだけでなく、リアルタイムでの共同作業も実現します。また、ドキュメントのバージョン管理やアクセス権限の設定なども簡単に行うことができ、チーム全体でのスムーズなコラボレーションを実現することができます。

Zoom Docsの特徴は、大きく「AI Companionの統合」と「Zoom Meetingsとの連携」という2点といえるでしょう。

特徴①：AI Companionとの統合

Zoom Docsには、中核機能として「AI Companion」と呼ばれる生成AI機能が統合されています。AI Companionは文書の作成や編集をサポートし、自動的に提案や修正を行ってくれます。AI Companionを利用すれば、ビジネスにおける企画書やマーケティングプラン、プロジェクト概要など、さまざまなドキュメント作成を効率化できます。

特徴②：Zoom Meetingsとの連携

Zoomプラットフォーム上で提供されるZoom Docsは、もちろんZoom Meetingsとの連携にも優れます。各ミーティングにおいて議事録を手早く作成・共有したり、メモを作成したりといったことが可能です。

また、AI Companionの機能により、Zoom Meetingsでの会議内容を自動で要約し、議事録のたたき台を作成することもできます。Zoom Docsで作成した議事録は、Zoom上のチームメンバーやミーティング参加者と手軽に共有可能です。

Zoom DocsとZoom Meetingを合わせて使うメリット

以下では、Zoom DocsとZoom Meetingを合わせて使うメリットについて、より具体的にご紹介します。

ミーティング中のドキュメント作成・共有が簡単に行える

ミーティング中に会話している内容や議論の要点などをメモに取ったり、認識を合わせるためにチームメンバーとメモを共有したりする際に、Zoom Docsの活用が便利です。Zoomプラットフォームに統合されたZoom Docsであれば、ミーティング中のドキュメント作成・共有も簡単に行えます。

ミーティング中も他のブラウザやアプリを開かずとも、Zoom Docs上でドキュメントを作成することができます。作成したドキュメントはすぐにミーティングで共有することもできますし、ミーティング参加者との共同編集も可能です。

ミーティング内容をドキュメント化できる

ミーティング終了後、議事録を作成するのもZoom Docsなら簡単です。AI Companionにより、ミーティング内容を要約し、議事録のたたき台を作成することができます。

要約した議事録のたたき台に対して、見出しや小見出しを設定したり、関連資料へのリンクを張ったりして最終化する作業も、AI Companionを利用すれば効率的です。AIに対して指示を出せば、自動で文章を書くことができます。

作成したドキュメントの共有は、会議やチームのチャット上にリンクを張るだけで完了です。

Wikiによる情報共有も可能となる

企業やチームのナレッジやプロセスを一元化するためには、Wikiの活用が有効です。Zoom DocsにはWikiの作成機能も用意されています。Wikiを用意すれば、常に最新化された情報に誰でもアクセスできるようになり、チームでのコラボレーションも進めやすくなります。

Wikiは階層化して作成することができます。まずはトップページを作成し、その配下に各トピックスについて記載するサブページを作成すれば、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

また、Wikiの閲覧権限や編集権限は細かく設定することができますので、機密情報を含んだ内容についても安心して取り扱うことができます。

Zoom Docsの主要機能

Zoom Docsの主要な機能についてご紹介します。Zoom Docsには、以下のような文章作成効率を高めてくれるさまざまな機能が用意されています。

ドキュメントの作成

Zoom Docsでは、白紙からドキュメントを作成するほか、テンプレートからドキュメントを作成することもできます。テンプレートには「リソースプラン」「プロダクト要求」「デイリースクラム」「プロジェクトトラッカー」などさまざまな種類が用意されており、テンプレートを基にした効率的なドキュメント作成を実現できます。

そのほか、既存のWordファイルやTextファイルなどをインポートしてZoom Docs上で編集するような使い方も可能です。

文字起こし・要約

Zoom Meetingsで実施したミーティングの内容を文字起こししたり、要約したりすることで、効率的に議事録の作成を行うことができます。

文字起こしの内容や要約の内容は、そのまま利用することもできますが、AI Companionと対話しながらできるだけ目的に近い形に修正することも可能です。たとえば、To Doリストを作成したい場合には、対象範囲を選択して「これを表に整理して」という指示を出せば、表形式に変更してくれます。そのほか、「XXプロジェクトのスケジュールを挿入して」や「テーマごとに小見出しを追加して」といった指示を出せば、ドキュメントの修正をより効率的に行うことができます。

各種コンテンツの埋め込み

Zoom Docsでは、見出しやリストなどの基本的な要素のほかに、画像やビデオ、オーディオファイル、ホワイトボードなどを埋め込んで利用することもできます。

たとえばミーティング中に作成したホワイトボードを議事録ファイルに埋め込んで利用したり、Wikiにトレーニング用のビデオを埋め込んで新規プロジェクト参加者に見てもらったりと、さまざまなユースケースが考えられます。

そのほか、テーブルビューやカレンダービュー、ボードビューなどさまざまなレイアウトを利用することもできます。たとえばタスク管理を実施したい場合であればボードビューの活用が便利ですし、課題管理を行いたい場合はテーブルビューの利用が有効でしょう。

翻訳・スペルチェック・文法チェック

Zoom Docsには翻訳機能やスペルチェック機能、文法チェック機能も備わっています。たとえば翻訳したい箇所をマウスオーバーして選択すると、即時翻訳してくれます。日本語から英語の翻訳も、英語から日本語の翻訳にも対応します。

基本的なスペルチェックと文法チェックも備わっているので、公式の議事録など文章のミスが許されないケースにおけるチェック作業も効率化できます。

Zoom Docsの利用に必要なライセンスは？

Zoom Docsは、無料のZoomアカウントを持っていればZoom Docs内のすべての基本機能を使用できます。

また、一部機能については有料版のみ利用可能です。Zoom Workplace Pro、Business、Business+、Education、Enterpriseの各プランを利用されている方であれば、追加料金なしでAI Companionの利用や件数制限なしでドキュメントを作成できます。

無料版と有料版の機能の違いについては下表のとおりです。

項目	無料版	有料版
AI Companion	利用不可	利用可能
作成可能なドキュメント数	10件まで	無制限
非公開ドキュメントの上限	なし	なし
共有ドキュメント数	最大10 件	上限なし
バージョン履歴へのアクセス	最大7日間まで	無制限
コラボレーション	ミーティング前後およびミーティング中に、あらゆるデバイスからアクセス可能	ミーティング前後およびミーティング中に、あらゆるデバイスからアクセス可能

※最新の情報は以下よりご確認ください。

https://zoom.us/pricing

まとめ

この記事では、Zoomプラットフォーム上でのコミュニケーションとコラボレーションを効率化するドキュメント作成機能「Zoom Docs」についてご紹介しました。

Zoom Docsは、Zoom Meetingsを利用されている方の生産性を大きく向上させることができるツールです。Zoom Meetingsを利用されているものの、まだZoom Docsを利用したことが無いという方は、ぜひ試してみてください。

当社は、Zoomの一次代理店としてこれまで多くのお客さまのZoom導入・運用をサポートして参りました。これからも、Zoomに関する最新情報を継続的に発信してまいります。

Zoomに関する最新情報を知りたい方、Zoomの導入にご興味のあるかたは、ぜひ当社までお問い合わせください。

本記事でご紹介したZoom Docs以外にも、Zoomの最新機能として、Zoom上で手軽にビデオクリップを作成・共有できる「Zoom Clips」や、Zoom上で簡単に会議日程の調整を行える「Zoom Scheduler」、Zoomの最新翻訳機能についてご紹介した記事もございます。ぜひこちらも併せてご覧ください。

※関連記事：Zoom Clipsとは：短編ビデオで業務と顧客対応を効率化する方法

https://collab.sojitz-ti.com/blog/feature/what-is-zoom-clips.html

※関連記事：生産性アップを目指すZoom Meetingsユーザーへ：Zoom Schedulerの活用法

https://collab.sojitz-ti.com/blog/feature/how-to-use-zoom-scheduler.html

※関連記事：Zoom翻訳機能でグローバルなコミュニケーションを強化しよう

https://collab.sojitz-ti.com/blog/feature/zoom-translation-function.html